In 1854, Daniel McCallum, one of the most gifted railroad men of his generation, became general superintendent of the New York and Erie. The line ranked among the world's longest. It stretched for nearly 500 miles from Jersey City through Pennsylvania and New York to the shores of the Great Lakes, and its path was meticulously charted. What the railroad lacked-and what the new superintendent quickly provided- was a map of its own organization and operations. Thus was born the first organization chart.

Theoretically, the New York and Erie should have ranked among the world's most efficient railroads. As McCallum wrote, "Other things being equal, a long road should be operated for a less cost per mile than a short one." But things were not equal. The essential functions of a railroad-coordinating the delivery of freight and people, repairing cars and track, monitoring the positions of trains-were vastly more complicated over 500 miles than over 50 miles. Without effective organization, additional miles of track made railroads more costly to operate.

McCallum developed the organization chart, and pioneered other systematic approaches to business administration and managerial accountability, to cope with these challenges. I have never seen a copy of McCallum's chart, but it was described in some detail by Henry Varnum Poor, editor from 1849 to 1861 of the American Railroad fournal. According to Poor, the chart resembled a tree. Its roots represented the president and the board of directors. Its branches were the five operating divisions and the passenger and freight departments. Its leaves indicated the various local ticket and freight agents, crews and foremen, and so on.

В статье сделана попытка в максимально упрощённой форме изложить основы делового моделирования, а также дать рекомендации по его применению в повседневной практике российских компаний. По мнению автора, эта статья будет полезна для представителей тех компаний, где отсутствует опыт построения деловых моделей, или же опыт имеется, но в силу различных причин, он получился отрицательным.

К сожалению, зачастую отрицательный опыт приводит к последствиям, которые противоречат простому здравому смыслу. Вместо того чтобы проанализировать причины неудачи и скорректировать свой подход к деловому моделированию, получившие отрицательный опыт представители деловой среды подвергают сомнению ценность деловых моделей и отказываются от делового моделирования как компонента управленческой деятельности. Такое решение может повлечь за собой ряд негативных последствий, начиная от потери внутренней эффективности и заканчивая упущением потенциальных возможностей развития бизнеса.

Невозможно представить современную крупную компанию, организацию, корпорацию без опутавшей ее сверху донизу паутины регламентированных процедур. Регламентируется почти все: от стратегического планирования до порядка сбора и исполнения заявок на канцелярские принадлежности.

Регламенты стали настолько привычными, что решение почти любой организационной проблемы сопровождается предложением написать соответствующий новый регламент (или внести изменения в уже существующий).

У этой, казалось бы, положительной ситуации, есть и неприглядная обратная сторона: зачастую регламенты не только помогают устранить существующие организационные проблемы, но и порождают новые. Во-первых, это может быть вызвано низким качеством содержания регламентирующих документов (проблема, связанная с недостаточными квалификацией и компетенциями разработчиков). Во-вторых, причина проблем может корениться в выбранной технологии регламентации (возможно, в ее фактическом отсутствии), когда применяется чрезмерная стандартизация потока работ или же, наоборот, какие-то важные аспекты оказываются незатронутыми, отданными на откуп исполнителям. В-третьих, чем больше количество и объем регламентирующих документов, тем больше  проблем, связанных с поддержанием системы регламентации в актуальном состоянии.

Модель деятельности (модель бизнес-процессов)

Модель деятельности (другое наименование – модель бизнес-процессов) является наиболее важной частью организационной модели, поскольку содержит описание того, как происходит создание ценности для всех заинтересованных сторон: потребителей, акционеров, сотрудников, общества, государства (рис. 1).

Рис. 1. Пример описания создания ценности для потребителя

Чтобы отобразить деятельность в целом, при моделировании разумно двигаться сверху вниз: от общего описания видов деятельности (функциональных систем, бизнес-процессов и сервисов) к описанию отдельных функций, от функций – к процессам и операциям.

Всего в модели деятельности (модели бизнес-процессов) можно выделить три уровня:

1. Верхний (системный) уровень описывает, какие основные, вспомогательные и управленческие виды деятельности в организации существуют, и, при необходимости, показывает, как они между собой взаимосвязаны. На верхнем уровне необходимо обеспечить однозначное соответствие видов деятельности и функциональных систем (в том числе бизнес-процессов и сервисов) – это обеспечит простоту и ясность модели.  
2. Средний (функциональный) уровень описывает внутреннее содержание видов деятельности, показанных на верхнем уровне: как организовано управление в рамках каждой функциональной системы, какие функции (зоны ответственности) выделены, какие ресурсы задействованы, какие присутствуют внутренние и внешние взаимосвязи.
3. Нижний (операционный) уровень описывает порядок исполнения стандартных операционных процедур – тех цепочек операций, для которых определен (или может быть определен) наилучший вариант их исполнения. Операционный уровень содержит только ту часть деятельности, исполняемой в рамках функциональной системы, которую целесообразно подвергнуть стандартизации.

1. Подразделения – это центры накопления и развития определенных компетенций
   

   Традиционный взгляд на подразделения как на группы специалистов, объединенных по какому-либо принципу группирования, недостаточен для решения современных управленческих задач, поскольку игнорирует факт накопления подразделениями знаний и опыта.

   Разумным продолжением данного принципа будет вывод, что, как правило, каждое подразделение должно накапливать уникальные компетенции. Два подразделения с идентичными компетенциями создают условия для распыления сил, снижения общего интеллектуального потенциала. Исключения допустимы только для тех ситуаций, когда руководство организации осознанно стремится создать внутреннюю конкуренцию между поставщиками одного и того же продукта (услуги).

Цели организации

Под целью организации обычно понимается некий ожидаемый результат или же некоторое будущее желательное состояние какого-то объекта (организации в целом, показателей ее деятельности, направления бизнеса, функционального блока, производственного комплекса и т.п.).

В общем случае цель может быть охарактеризована через:

• качественное описание, выраженное на естественном языке;

• количественные показатели и их ожидаемые значения;

• временной горизонт – время, отведённое на её достижение.

Модель целей

Модель целей организации содержит в себе как описание собственно целей и их характеристик, так и взаимосвязей между ними. В рамках этой модели между ее элементами устанавливаются иерархические отношения «цель-средство», предполагающие, что достижение каждой нижестоящей цели становится одним из средств для достижения вышестоящей (рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент дерева целей

Организационное моделирование

Организационное моделирование призвано упростить задачу управления организацией и создать необходимые условия, как для ее успешного функционирования, так и для проведения любых внутренних организационных изменений.

Моделирование организации, как правило, вызывает определенные трудности, связанные с высокой сложностью моделируемого объекта. Адекватная задачам моделирования организационная модель должна позволять существенно снизить эту сложность. В то же время организационная модель в любом случае остается достаточно непростой для понимания и использования, поскольку должна содержать в себе информацию о самых разных деловых объектах и аспектах, касающихся деятельности и структуры организации: подразделениях, должностях, функциях, целях, процедурах, документах, ответственности, используемой информации и т.п.

Основной задачей организационного моделирования является нахождение разумного баланса между полнотой отражения внутреннего устройства организации и возможностями дальнейшего успешного применения полученных моделей для целей управления.

Базовые и дополнительные компоненты организационной модели

Одним из способов нахождения указанного баланса может стать разделение организационной модели на две части. Первая часть будет содержать обязательные, базовые компоненты, без формирования которых построение адекватной организационной модели принципиально не представляется возможным. Вторая часть будет содержать необязательные компоненты, которые должны позволить успешно решать специальные задачи управления - при появлении соответствующей потребности.

К числу базовых компонентов необходимо отнести:

1. Модель целей – содержит описание, каких результатов подразделения и сотрудники организации должны достичь.
2. Модель деятельности – содержит описание того, как организована деятельности организации.
3. Организационную структуру – содержит описание распределения полномочий и ответственности внутри организации.

К числу дополнительных компонентов можно отнести модель ключевых показателей деятельности, бюджетную модель, модель компетенций, ролевую модель, модель структуры данных и прочее.

Упрощенное представление взаимосвязей между компонентами организационной модели представлено на рис. 1.

Рис. 1. Упрощенное представление взаимосвязей между компонентами организационной модели

Довольно часто встречаются в сети рассуждения о том, что организационная структура – это нечто вторичное, не очень существенное, что она не проектируется, а скорее стихийно складывается, трансформируется под влиянием противоборствующих сил, и поэтому не может всерьез рассматриваться как объект для совершенствования. Собственно говоря, преобладание этой точки зрения, вполне возможно, привело к той ситуации, что со времени первой публикации в 1983 году уже классической «Структуры в кулаке» Г. Минцберга не наблюдаются какие-либо серьезные подвижки в теории проектирования (совершенствования) организационных структур.

Ситуация, конечно же, весьма странная. Упомянутая книга Минцберга может рассматриваться как некий базис, азбука, но не как учебник по проектированию организационных структур – а ведь такого учебника до сих пор нет. В то же время социальная потребность в таком проектировании ярко выражена и проявляется в вопиющих примерах дезинтеграции организационных структур, выпадения целых звеньев иерархии из системы управления и перманентных реформ государственного аппарата.

Говоря о проектировании, конечно же, мы подразумеваем не абстрагированную инженерию в чистом виде, а только лишь некую объективно прослеживаемую логику, благодаря которой можно было бы подготовить и обосновать соответствие организационной структуры стоящим перед организацией задачам. То есть, мы должны стремиться не к полному исключению человеческого фактора в проектировании (мы имеем дело с социальными системами и поэтому это невозможно), а только лишь к исключению произвола разработчика организационной структуры.